In breve
- La vita di un registratore telematico finisce al primo di due limiti: la memoria fiscale piena oppure il certificato digitale scaduto, che vale 8 anni.
- Arrivata a uno dei due, la cassa va sostituita, anche se funziona ancora bene.
- Tutti e due si possono prevedere: conviene cambiare cassa con calma, prima che si fermi.
Un registratore di cassa telematico non dura per sempre, anche se non ha mai dato un problema. La sua vita finisce quando arriva al primo di due limiti: la memoria fiscale piena oppure il certificato digitale scaduto. La buona notizia è che si possono prevedere tutti e due: basta sapere dove guardare.
Primo limite: la memoria fiscale
Dentro ogni registratore di cassa c’è una memoria sigillata in cui vengono salvati, in modo permanente, i totali di ogni chiusura giornaliera. Nei registratori telematici il nome tecnico è «memoria permanente di riepilogo», ma tutti la chiamano ancora memoria fiscale.
Non si può cancellare né svuotare: ogni chiusura occupa uno spazio, e quando lo spazio finisce la memoria è piena.
Conta il numero di chiusure, non il numero di scontrini. Un bar che fa 300 scontrini al giorno e un negozio che ne fa 20 consumano la memoria allo stesso ritmo, se tutti e due fanno una chiusura al giorno. Quante chiusure ci stanno dipende dal modello: di solito tra 2.000 e 3.000.
Secondo limite: il certificato digitale
Quando il registratore telematico viene attivato, l’Agenzia delle Entrate gli rilascia un certificato digitale, salvato dentro la cassa. È quello che le permette di trasmettere i corrispettivi.
Il certificato vale 8 anni dall’attivazione. Quando scade, la cassa arriva a fine vita e va sostituita, anche se la memoria fiscale non è piena.
Le casse attivate nel 2019 e nel 2020, quando il registratore telematico è diventato obbligatorio per tutti, arrivano a questa scadenza tra il 2027 e il 2028.
Memoria fiscale e giornale elettronico non sono la stessa cosa
Spesso si confondono. Il giornale elettronico (DGFE) è un’altra memoria: conserva la copia degli scontrini emessi. A seconda del modello si sostituisce quando è pieno o a intervalli fissi, senza cambiare registratore; con pochi scontrini può anche non riempirsi mai.
La memoria fiscale e il certificato invece segnano la fine della cassa.
Come capire quanto manca
- Memoria fiscale: lo scontrino di chiusura giornaliera riporta il numero progressivo della chiusura. Molti registratori mostrano un avviso quando la memoria sta per finire.
- Certificato: conta 8 anni dalla data in cui la cassa è stata attivata. La data risulta nei dati del registratore sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
- Nel dubbio: il modello della cassa, il numero dell’ultima chiusura e la foto del QR code bastano al tecnico per dirti quanto manca.
Controllo gratuito
Manda su WhatsApp il modello della cassa e la foto del QR code: FERDINET ti dice gratis quanta vita le resta, oppure passa in negozio.
Cosa succede quando arriva al limite
La cassa non può più lavorare: con la memoria fiscale piena si blocca e non emette più scontrini. Se succede in un giorno di lavoro, il negozio resta senza cassa finché non arriva quella nuova.
Cambiare cassa per tempo
Arrivato a uno dei due limiti, il registratore va sostituito. Conviene farlo prima: con calma, scegliendo il modello giusto, invece che di corsa con il negozio fermo.
È anche l’occasione per passare a una cassa con POS integrato: scontrino e pagamento con carta sullo stesso apparecchio.
Cosa succede quando cambi registratore
- il vecchio registratore viene dismesso, anche nei dati dell’Agenzia delle Entrate: se ne occupa il tecnico che installa quello nuovo;
- quello nuovo viene attivato con la sua matricola e un certificato nuovo;
- se accetti pagamenti con carta, l’abbinamento tra POS e registratore va aggiornato con la nuova matricola.
Domande frequenti
Posso continuare a usare la cassa vicina al limite?
Sì, finché non ci arriva. Ma conviene programmare il cambio per tempo.
Se faccio due chiusure al giorno, la memoria finisce prima?
Sì: ogni chiusura occupa spazio. Di norma basta una chiusura al giorno.
La verifica periodica allunga la vita della cassa?
No. La verifica periodica controlla che la cassa sia in regola, ma non libera spazio nella memoria fiscale e non sposta la scadenza del certificato.
La tua cassa è vicina al limite?
Chiama o scrivi: risponde il tecnico, nelle province di Vicenza, Padova, Treviso e Venezia.
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